Засвідчені копії для транскордонного використання
Роз’яснення Мін’юсту України (опубліковане 12 листопада 2025 року) визначає, коли нотаріус засвідчує вірність копії. Копію документа, виданого юридичною особою, засвідчують, якщо документ не суперечить закону, має юридичне значення і засвідчення його копії не заборонено законом; копію документа, виданого фізичною особою, — лише коли справжність її підпису на оригіналі вже засвідчена. Нотаріус особисто звіряє копію з оригіналом. Копії документів органів реєстрації актів цивільного стану, які використовуватимуться за кордоном, нотаріус засвідчує лише після апостиля чи легалізації оригіналу. Не допускається засвідчення копії документа, на підставі якого установа видає оригінал документа, — роз’яснення наводить як приклад довідки про народження дитини та довідки про смерть. У Канаді Global Affairs Canada не автентифікує фотокопії та іноземні документи, а Official Documents Services Онтаріо для документів, виданих за межами Канади, апостилює лише засвідчення підпису, складеного перед нотаріусом Онтаріо, тож канадську нотаріальну копію українського документа варто погодити з компетентним органом до того, як будувати на ній маршрут апостиля.
Це для вас, якщо
- Канадська чи українська установа просить засвідчену копію документа
- Потрібна засвідчена копія свідоцтва цивільного стану для використання за кордоном
- Копія потрібна для використання за кордоном, і незрозуміло, у якому порядку робити апостиль
- Нотаріальний акт — канадський, і треба перевірити, чи прийме його орган апостилю
Що координує LexRoota
- Перевірка, чи можна взагалі засвідчити копію саме цього документа
- Подання справжнього оригіналу нотаріусу для особистого звіряння
- Апостиль чи легалізація оригіналу свідоцтва ДРАЦС перед засвідченням копії, якщо копія їде за кордон
- Підтвердження в органу апостилю, чи охоплює він саме потрібний нотаріальний акт
Орієнтовний маршрут
Роз’яснення Мін’юсту не допускає засвідчення копії документа, на підставі якого установа видає оригінал (наприклад, довідки про народження дитини чи довідки про смерть). Для свідоцтва цивільного стану уточніть в отримувача, чи підійде засвідчена копія, чи потрібні дублікат свідоцтва або витяг через ДРАЦС чи Дію.
Нотаріус особисто звіряє копію з оригіналом перед засвідченням. Для документа, виданого фізичною особою, справжність підпису на оригіналі має бути засвідчена заздалегідь.
Роз’яснення Мін’юсту: копії офіційних документів органів реєстрації актів цивільного стану для використання за кордоном нотаріус засвідчує лише після апостиля чи легалізації оригіналів. Для інших документів уточніть в органу-отримувача, на якому примірнику має стояти апостиль.
Global Affairs Canada не автентифікує фотокопії та іноземні документи. Official Documents Services Онтаріо не апостилює документи, видані за межами Канади, за одним винятком: засвідчення підпису, складеного чи засвідченого перед нотаріусом Онтаріо. Перш ніж платити за канадську нотаріальну копію, уточніть у компетентного органу, чи можна її апостилювати.
Що знадобиться
- Який саме документ потребує засвідченої копії, хто його видав і чи є він свідоцтвом ДРАЦС
- Чи вже апостильований або легалізований оригінал, якщо копія призначена для використання за кордоном
- Нотаріус якої юрисдикції виконуватиме засвідчення
- Точне формулювання отримувача про те, що саме має означати «засвідчена копія»
Типові причини затримки
- Копії деяких документів нотаріус не засвідчує: за роз’ясненням Мін’юсту (Закон «Про нотаріат», ст. 75-77; Порядок вчинення нотаріальних дій, затверджений наказом Мін’юсту №296/5 від 22 лютого 2012 року, глава 7 розділу II) не допускається засвідчення копії документа, на підставі якого установа видає оригінал, наприклад довідки про народження дитини чи довідки про смерть
- Порядок має значення для свідоцтв ДРАЦС, що їдуть за кордон: копію засвідчують лише після апостиля чи легалізації оригіналу
- Канадські органи апостилю обмежують нотаріальні копії: Global Affairs Canada не автентифікує фотокопії та іноземні документи, а Official Documents Services Онтаріо для документів, виданих за межами Канади, приймає лише засвідчення підпису перед нотаріусом Онтаріо
Хто бере участь
- Нотаріус (Україна чи Канада)
- ДРАЦС або Дія — якщо отримувачу потрібен дублікат свідоцтва чи витяг
- Орган апостилю (наприклад, Official Documents Services Онтаріо чи Global Affairs Canada)
Питання, які виникають найчастіше
Чи може український нотаріус засвідчити копію мого свідоцтва про народження?
Роз’яснення Мін’юсту допускає засвідчення копій свідоцтв органів реєстрації актів цивільного стану; для копії, що використовуватиметься за кордоном, оригінал свідоцтва спершу апостилюють чи легалізують. Заборона стосується документів, на підставі яких видають оригінал, наприклад довідки про народження дитини. Уточніть в отримувача, чи підійде засвідчена копія, чи потрібен дублікат свідоцтва або витяг.
Апостилювати оригінал чи засвідчену копію?
Для українського свідоцтва ДРАЦС, призначеного для використання за кордоном, роз’яснення Мін’юсту вимагає апостилювати чи легалізувати оригінал до того, як нотаріус засвідчить копію. Для інших документів уточніть в органу-отримувача, на якому примірнику має стояти апостиль.
Чи отримає канадський апостиль нотаріальна копія українського документа, зроблена в Канаді?
Чинні вказівки Онтаріо свідчать проти цього: Official Documents Services не апостилює документи, видані за межами Канади, окрім підписів, складених чи засвідчених перед нотаріусом Онтаріо. Global Affairs Canada, що обслуговує провінції й території без власного компетентного органу, не автентифікує фотокопії та іноземні документи. Уточніть це в компетентного органу провінції, де призначено нотаріуса.